Mudanças de escopo

Mudanças constantes de escopo caracterizam o surgimento de um novo projeto. Daí são necessários procedimentos próprios à abertura (estudo de análise de viabilidade, aprovação de patrocinadores etc). O projeto em curso é documentado e os recursos redistribuídos, podendo até ser aproveitados no novo projeto, desde que indicados e aprovados pelo financiador. Todos os registros são arquivados para entendimento de como o projeto foi gerenciado e as transformações que ocorreram.

Se as mudanças de escopo forem mínimas, desde que submetidas e aprovadas pelo comitê responsável pela apreciação, o projeto original é desenvolvido, incorporando as mudanças. A documentação original e a nova - a ser elaborada - é mantida e arquivada ao final do projeto, como discutido em postagens anteriores.

Não há prazo para as mudanças ocorrerem. Assim quando se for reconhecida a necessidade de mudança, em qualquer etapa do projeto, cabe a apreciação formal pelo Comitê responsável por avaliá-las, que é liderado pelo gerente de projetos e composto por membros da equipe (preferencialmente um de cada área do projeto), pelo patrocinador (ou o seu representante legal) e/ou pelo cliente.

No cotidiano, as solicitações de mudanças são comuns. No entanto, a formalização do pedido gera um estudo de impacto sobre os custos, qualidade e prazo do projeto, o que, por sua vez, tende a gerar resistência por parte do patrocinador. Daí a importância de se documentar todo o processo, principalmente, se detalhar ao melhor nível que possa o escopo, com as condicionantes que possam interferir no trabalho.

A função do gerente de projetos é estar sempre atento ao que se tem acordado e interagir prontamente, sem procastinação.