Modelagem Organizacional

As organizações têm adotado várias modelagens de equipe, especialmente por força dos eventos esportivos internacionais nos próximos anos. Há empresas que optam em contar com equipe especializada interna, dispondo, inclusive, de escritório (departamento/área/setor) de projetos. Outras preferem utilizar os gerentes funcionais para assumir os projetos, tendo como referência a formação (técnica) profissional e/ou a relação com o escopo do projeto. Algumas terceirizam profissionais ou empresas especializadas na gestão de projetos.  

O PMBok (2008), compêndio que reune as boas práticas em projetos, apresenta três tipos de modelagens organizacionais: a funcional, matricial e por projetos. Vejamos cada uma delas.

O modelo mais comum entre as organizações é o modelo funcional. É aquele que o gerente de projetos (GP) é um trabalhador da empresa designado para desenvolver as atividades. Neste tipo de estrutura, o gerente desenvolve as atividades do projeto em paralelo com os seus afazeres cotidianos, tendo o GP pouca autonomia no desempenho das suas funções. Isto ocorre pelo pouco apoio da alta direção, que se reflete na atuação em meio período do gerente e de outros profissionais.

Para servir de ilustração, temos o caso de uma enfermeira em um hospital que é designada para acompanhar a implantação de uma nova unidade de atendimento a pacientes. Além de atuar na área de sua formação, a assistência de saúde, a enfermeira tem que gerir o projeto mantendo contato com outros profissionais. Dessa forma, ela tem que conciliar a gerência de projeto com a rotina diária. 

O desafio para alterar esta cultura vai além do que é usual do gerente de projetos, por ter como pauta a redefinição da missão, do negócio e dos valores da organização. Na condição de gerente de projetos cabe reconhecer as características e negociar (comunicar, clarificar) as expectativas e possibilidades de desenvolvimento do projeto, dada as restrições estruturais.

Vejamos outro modelo, o matricial. Há três tipos de estrutura matricial: o fraco, o balanceado e o forte. Iniciemos a falar sobre a estrutura matricial fraca.

Apoiando-se no caso da enfermeira, imaginemos que ela terá que interagir com profissionais dentro e fora do hospital: fornecedores, diretores, empreiteiros etc. Na condição de GP a posição dela é desfavorável, pois, hierarquicamente na empresa, ela está subordinada à diretoria médica, mas terá que interagir no projeto com diretores de outras áreas. Sua autoridade tende a ser pouco acolhida por prevalecer a percepção da sua principal ocupação na área de saúde. Consideremos uma situação de conflito: a enfermeira (GP) necessita da liberação de um trabalhador da contabilidade para atuar no projeto, mas o diretor Administrativo Financeiro do hospital, superior imediato deste profissional, não aprova. Dificilmente ela (ou qualquer pessoa nesta situação) ganhará a disputa... Prevalece a prioridade das atividades corriqueiras do setor em relação ao projeto, que está mais relacionado à área da saúde.

Aproveitando o exemplo do projeto da nova unidade de atendimento no hospital, observemos o modelo da matriz balanceada. Ao invés de termos a enfermeira como GP, seria designada a diretora da área médica. Qual a diferença? A hierarquia. Por ocupar um cargo de primeiro escalão, em casos de conflitos, a diretora tem respaldo organizacional. Um exemplo de conflito: a diretora (GP) discorda de uma mudança no orçamento proposta por um dos membros do projeto, o diretor Administrativo Financeiro do hospital. É uma disputa interessante... É equilibrada, pois ambos têm respaldo hierárquico e relação direta com o objeto da discussão.

A matriz forte assemelha-se à balanceada no que diz respeito ao respaldo hierárquico, mas traz como diferença o fato do GP ser liberado das atividades cotidianas para se dedicar totalmente ao projeto, em tempo integral. No caso, a diretora seria substituída por outro profissional na função de diretoria até o término do projeto. Finalizando o projeto, ela voltaria às funções rotineiras.

Falemos de outro modelo. A estrutura organizacional por projeto.

Neste tipo de estrutura, cada projeto é tratado como se fosse uma empresa. Cada GP, que atua em tempo integral, com dedicação total de atividades, tem uma equipe de trabalho (advogados, contabilistas, engenheiros...) exclusiva para o projeto. Ao término do projeto, os profissionais ficam à disposição da organização ou são desligados. 

A estrutura organizacional por projeto é muito comum entre as grandes empresas da construção civil. Cada obra (estradas, hidrelétricas, estádios de futebol etc) têm uma equipe própria, dispondo, até mesmo, de razão social e CNPJ. Outro segmento que muita utiliza este tipo de estrutura são as empresas de telecomunicação (emissoras de TV) e a indústria cultural (produção de filmes para o cinema, peças de teatro). Cada filme, novela, show, peça é uma “empresa”, com identidade e equipe própria.

Enfim, como se vê, a modelagem varia muito em termos do segmento de atuação, do porte, da natureza e do negócio da organização, cabendo aos gestores em adequar o projeto ao contexto.