Os desafios do gerente de projetos

O gerente de projetos (GP) deve possuir algumas características como, por exemplo, a autonomia, o conhecimento, a autodisciplina, o metodismo, a habilidade de se inter-relacionar com a equipe, e a assertividade.

Uma das principais atribuições do gerente de projetos é ouvir e se comunicar. O gerente passa a maior parte do tempo comunicando-se com os diversos participantes, diretos e indiretos, do projeto. A comunicação volta-se para obter detalhamento do escopo, das condições do projeto (recursos, prazo, relacionamento com as partes interessadas - Stakeholders). Na literatura da área encontra-se também a palavra "negociação" relacionada a este tipo de ação, que corresponde a ouvir, acompanhar, intercambiar ideias, divulgar informações, entre outras interações possíveis.

O acompanhamento do ambiente e suas transformações é uma das funções gerenciais previstas no projeto. Ainda que o gerente de projetos não as desempenhe, dada a complexidade e a intensidade das demandas cotidianas, é mandatório existir um profissional e uma sistemática de acompanhamento.

Como defende o Project Management Institute (PMI), as incertezas ao longo são diminuídas à medida que o projeto avança e se aproxima da conclusão. Para isso, é importante que a equipe de gerenciamento planeje, estabeleça e dissemine instrumentos de controle (qualidade, custos, tempo), rotinas de acompanhamentos, comparando com o que se tem na linha de base (baseline) do projeto.

O planejamento, como processo gerencial sistemático, mais próximo da realidade do projeto, deve ser pautado na experiência da equipe - liderada pelo gerente de projeto, que pode não entender tecnicamente do assunto, mas tem a obrigação de saber coordenar os esforços para se finalizar satisfatoriamente o projeto. Vale dizer, que o gerente de projetos tem a obrigação de ser especialista em gestão, não, obrigatoriamente, em escopo do projeto (visão técnica limitada). 

O GP pode até ser um profissional externo à organização para coordenar um projeto, assumindo as atividades com o apoio de outros consultores, a depender da complexidade e do nível de especialização. 

Por outro lado, alguns projetos longos e complexos, como as missões espaciais, requerem a participação de especialistas/consultores em conteúdo para o desenvolvimento de algumas atividades, o que é compreensível e desejado. Uma alternativa é a contratação de consultores para a realização de algumas atividades. Para tanto, é preciso apurar a necessidade de contratação no plano de gerenciamento de pessoal. 

Há de se considerar a consultoria como paliativa, pois o importante é que a cultura seja desenvolvida entre os trabalhadores da empresa. Isto leva tempo, como se sabe. Assim, outra possibilidade é o investimento em formação de pessoal. Contra esta, pesa o recurso financeiro a ser desembolsado, nem sempre disponível, especialmente para o micro e pequeno empresário.

A contratação extemporânea de profissionais, não prevista nos planos auxiliares do projeto, de fato, é indesejada e sinaliza situações além do controle do gerente de projetos. Neste contexto, a vinda de pessoas externas ao projeto enfraquece o grupo e influencia negativamente o projeto.

Para se evitar tais casos, a melhor técnica recomendada é a Sala de Crise, ou como consta do PMBoK (2008), a Sala de Guerra (War Room). É uma forma do gerente de projetos investir no desenvolvimento da equipe, reunindo as pessoas em circunstâncias importantes, reforçando o comprometimento dos participantes na busca de soluções para os problemas.

No que se refere a mudanças, somente as aprovadas por um Comitê de Controle é que podem ser implementadas. Isto quer dizer que o monitoramento das condições no projeto é um ato contínuo, ocorre em todas as fases. Qualquer alteração, mesmo que seja para atendimento de uma nova tendência do mercado, só pode ser efetivada após a apreciação do Comitê, do qual o GP participa e lidera, que conta, também, com a participação da equipe técnica, de um representante ou o próprio patrocinador e, em alguns casos, do cliente ou de sua representação.

Um dos grandes desafios do GP é conciliar as adversidades encontradas no campo e concluir o projeto dentro dos parâmetros acordados de forma satisfatória a clientes, usuários e patrocinadores. Missão complexa, portanto, que requer destreza e preparo.